POL√ćTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ‚Äď SUPERMERCADO NUBITA S.A.S.

El presente documento establece las Pol√≠ticas de Tratamiento de Datos Personales de¬† SUPERMERCADO NUBITA S.A.S. (en adelante la ‚ÄúENTIDAD‚ÄĚ), actuando como entidad de derecho privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en √©l se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el adecuado ejercicio del derecho fundamental de H√°beas Data.

La ENTIDAD es una Sociedad denominada SUPERMERCADO NUBITA S.A.S. de nacionalidad colombiana, domiciliada en Bogot√°, con N√ļmero de Identificaci√≥n Tributaria (NIT) 900.711.396-7 y cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: CRA 80 # 71ª-35, Bogotá D.C.

Teléfono: +57 1 251 5005

Correo electr√≥nico: [email protected]

Así mismo, la ENTIDAD ejercerá directamente el tratamiento de los datos personales en cuestión, con sujeción a lo dispuesto en esta Política. Ahora bien, en caso de que dichas funciones sean transferidas a un tercero para que sea un encargado provisional o un encargado permanente del tratamiento de la información, el tercero designado se ajustará a los deberes consignados en el presente documento.

Objetivo general de la presente Política de Tratamiento de la Información.

La Política de Tratamiento de Datos personales de SUPERMERCADO NUBITA S.A.S. tiene por objetivo informar a todas las personas respecto de los derechos y deberes que les asisten de cara a la regulación de protección de datos personales en Colombia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013), todo para garantizar un tratamiento legal y ético de la información de carácter personal al interior de la ENTIDAD.

Definiciones y principios.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Encargado: Persona natural o jur√≠dica, p√ļblica o privada, que por s√≠ misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable: Persona natural o jur√≠dica, p√ļblica o privada, que por s√≠ misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las dem√°s disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones injustificadas, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulaci√≥n restringida: El Tratamiento se sujeta a los l√≠mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constituci√≥n. En este sentido, el Tratamiento s√≥lo podr√° hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la informaci√≥n p√ļblica, no podr√°n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaci√≥n o comunicaci√≥n masiva, salvo que el acceso sea t√©cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s√≥lo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p√ļblicos est√°n obligadas a garantizar la reserva de la informaci√≥n, inclusive despu√©s de finalizada su relaci√≥n con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo s√≥lo realizar suministro o comunicaci√≥n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los t√©rminos de la misma.

Excepciones

Los datos personales presentes en las bases de datos de la ENTIDAD podr√°n ser remitidos a entidades p√ļblicas, financieras, de servicios p√ļblicos, notariales y judiciales que sean inherentes al correcto desarrollo de los negocios jur√≠dicos que se hayan celebrado con su titular.

En adición, la ENTIDAD suministrará la información requerida por las autoridades competentes para el autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, respecto de las operaciones catalogadas como sospechosas o intentadas, en los términos de los dispuesto en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Por √ļltimo, para el adecuado cumplimiento de deberes y obligaciones de car√°cter constitucional y legal, la ENTIDAD podr√° conservar la informaci√≥n que sea necesaria para su cabal cumplimiento. En esa medida, habr√° datos que se conservar√°n por per√≠odos establecidos por la ley, a pesar de la existencia del derecho de supresi√≥n de los correspondientes titulares de los datos personales.

Contenido de las bases de datos.

En las bases de datos de la ENTIDAD se almacenan distintas clases de información dependiendo de la naturaleza del titular de la misma, a saber:

Clientes:

Datos de identificación

Generales, tales como, nombre completo / raz√≥n social, clase y n√ļmero de identificaci√≥n, estado civil, g√©nero, etc.

Específicos como firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc.

Biométricos, tales como huella digital, fotografías y videos.

Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, tales como dirección, teléfono y correo electrónico.

Datos de ubicación personal relacionados con la actividad privada, tales como domicilio, teléfono y correo electrónico.

Su ocupación actual, profesión u oficio.

Información sobre el estado de cumplimiento de sus obligaciones para con la ENTIDAD.

La informaci√≥n que consta en las bases de datos de la ENTIDAD es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolecci√≥n, intercambio, actualizaci√≥n, procesamiento, reproducci√≥n, compilaci√≥n, almacenamiento, uso, sistematizaci√≥n y organizaci√≥n, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aqu√≠ establecidas. La informaci√≥n podr√° ser entregada, transmitida o transferida a entidades p√ļblicas, socios comerciales, contratistas, afiliados y subsidiarias, √ļnicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, siempre y cuando cuenten con un nivel de seguridad que sea igual o superior al presente en las normas colombianas que regulen la materia. Así mismo, la ENTIDAD declara que actualmente tiene contratos para el almacenamiento de la información con Encargados ubicados dentro y fuera del país, los cuales cuentan con política de privacidad de la información y la cual puede ser suministrada a cualquier interesado que así lo solicite. Adicionalmente en cumplimiento de deberes legales y constitucionales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

√Āmbito de aplicaci√≥n.

La presente Política de Tratamiento de la Información se aplicará a todos los procesos organizacionales de la ENTIDAD que impliquen el tratamiento de datos personales. En ese sentido, la ENTIDAD dará pleno cumplimiento a lo estipulado en la presente Política para llevar a cabo todo comportamiento que implique tratamiento de la información.

La información recolectada por la ENTIDAD tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad privada con ánimo de lucro. Ahora bien, la finalidad con la que se realiza el tratamiento de la información variará dependiendo de la naturaleza del titular de la misma, a saber:

Clientes:

Evaluar y aprobar los vínculos comerciales a establecer con los clientes.

Realizar seguimientos y estudios comerciales.

Propender por un mejor ofrecimiento de nuestra gama de servicios.

El adecuado seguimiento y registro de nuestra clientela, tanto actual como potencial, incluida su información de contacto. Al respecto, se podrán realizar estudios de conocimiento del perfil de los diversos clientes de SUPERMERCADO NUBITA S.A.S. Igualmente, será posible realizar encuestas de satisfacción de clientela.

Derechos de los titulares.

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

Solicitar prueba de la autorizaci√≥n otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se except√ļe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art√≠culo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud mediante el correspondiente mecanismo de consulta, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones de Habeas Data, previo agotamiento de los mecanismos de consulta y reclamo dispuestos en la presente Política.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Cuando la ENTIDAD demuestre que tiene razones justificadas para conservar la información en cuestión, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de la ENTIDAD

La ENTIDAD deber√°:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de h√°beas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

Suministrar al Encargado, seg√ļn el caso, √ļnicamente datos cuyo Tratamiento est√© previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t√©rminos se√Īalados en la presente Pol√≠tica de Tratamiento de Datos Personales.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o √°rea responsable para consultas y reclamos.

Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: SUPERMERCADO NUBITA S.A.S.

Dependencia: Atención al Cliente

Direcci√≥n: CRA 80 # 71¬™ ‚Äď 35, Bogot√° D.C.

Teléfono: +57 1 2515005

Correo electr√≥nico: [email protected]

Procedimientos de presentación y respuesta de consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, sus apoderados o sus causahabientes, podr√°n consultar los datos que sean objeto de tratamiento por parte de la ENTIDAD.

Toda solicitud de consulta deber√° presentarse por escrito o por correo electr√≥nico, de acuerdo a la informaci√≥n contenida en este documento. Las consultas ser√°n atendidas en un t√©rmino de diez (10) d√≠as h√°biles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t√©rmino, se informar√° al interesado, expresando los motivos de la demora y se√Īalando la fecha en que se atender√° su consulta, la cual en ning√ļn caso podr√° superar los cinco (5) d√≠as h√°biles siguientes al vencimiento del primer t√©rmino.

Procedimientos de presentación y respuesta de solicitudes y reclamos.

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a las condiciones contenidas en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

Identificación del Titular.

Descripción de clara y sucinta los hechos que dan lugar al reclamo.

Lo que se solicite, de forma clara y precisa.

Documentación que se quiera presentar como prueba.

Dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica

En caso de que los mecanismos de consulta y reclamo vayan a ejercerse por intermedio de apoderado, se deber√° aportar el poder debidamente autenticado ante Notar√≠a para poder dar inicio al tr√°mite. Igualmente, cuando se act√ļe en representaci√≥n de una persona jur√≠dica, deber√° allegarse prueba de la condici√≥n de representante legal o contractual de la misma.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar√° traslado a quien corresponda en un t√©rmino m√°ximo de dos (2) d√≠as h√°biles e informar√° de la situaci√≥n al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluir√° en la base de datos una leyenda que diga ‚Äúreclamo en tr√°mite‚ÄĚ y el motivo del mismo, en un t√©rmino no mayor a dos (2) d√≠as h√°biles. Dicha leyenda deber√° mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El t√©rmino m√°ximo para atender el reclamo ser√° de quince (15) d√≠as h√°biles contados a partir del d√≠a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t√©rmino, se informar√° al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender√° su reclamo, la cual en ning√ļn caso podr√° superar los ocho (8) d√≠as h√°biles siguientes al vencimiento del primer t√©rmino.

Vigencia de la presente Política.

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ENTIDAD estarán vigentes a partir del día 18 de junio de 2020. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente tributarias laborales y contables, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular que sustente su permanencia.

SUPERMERCADO NUBITA S.A.S.

NIT 900.711.396-7